Was ihr steuerlich beachten solltet

Eine Spende ist nur eine Spende ohne Gegenleistung

Der Punkt, an dem in Vereinen am häufigsten etwas schiefgeht. Eine Zuwendung ist nur dann eine Spende, wenn der Geber nichts dafür bekommt.

Keine Spende ist deshalb:

das Bier am Getränkestand, auch wenn großzügig aufgerundet wird
die Startgebühr für den Volkslauf
das Los der Tombola
der Mitgliedsbeitrag (der ist unter Umständen anders begünstigt – das ist ein eigenes Thema)

Praktisch heißt das: Nutzt die Box-Art Spenden wirklich nur für Spenden. Für Verkauf und Beiträge nehmt ihr Kasse oder Sammeln. Das ist keine Formalie, sondern genau die Trennung, die euer Kassenprüfer sehen will.

Die 300-Euro-Grenze

Bis 300 Euro genügt der vereinfachte Zuwendungsnachweis: Der Beleg gilt zusammen mit dem Kontoauszug des Spenders als Nachweis. Genau diesen Beleg erzeugt booxos automatisch.

Über 300 Euro braucht es eine Bestätigung nach amtlichem Muster – die stellt ihr selbst aus. booxos bietet die Selbstbedienung deshalb nur bis zu dieser Grenze an.

Gemeinnützigkeit ist Voraussetzung

Bestätigungen darf nur ausstellen, wer als steuerbegünstigt anerkannt ist. Läuft euer Freistellungsbescheid aus oder wird die Gemeinnützigkeit aberkannt, müsst ihr die Funktion abschalten – die ausgestellten Bestätigungen behaupten sonst etwas, das nicht mehr stimmt.

Wer eine unrichtige Bestätigung ausstellt, haftet für die entgangene Steuer. Das trifft den Verein, nicht booxos.

Was in eure Unterlagen gehört

Für jede Spende solltet ihr nachweisen können: wann, von wem, wie viel, und ob eine Bestätigung ausgestellt wurde. Alle vier Angaben stehen in booxos – unter Spenden → Transaktionen und Spendennachweise.

Für den Jahresabschluss reicht in der Regel eine Aufstellung der Spendeneingänge je Box plus die Liste der ausgestellten Bestätigungen.

Die Gebühr ist eine Ausgabe

Von einer Spende über 20 Euro kommen 19,32 Euro bei euch an. Verbucht wird die Differenz als Ausgabe für den Zahlungsverkehr – auf der Bestätigung steht der Betrag, den der Spender gezahlt hat, also 20 Euro. Er hat schließlich 20 Euro zugewendet.

Anonyme Spenden

Wer keine Daten einträgt, spendet anonym – das ist zulässig. Ihr könnt dafür nur keine Bestätigung ausstellen, weil sie auf einen Namen lauten muss.