Zahlungen ansehen und filtern
Jede Zahlung ist einzeln nachvollziehbar – mit Datum, Betrag, abgezogener Gebühr und Zahlungsart. Das ist die Grundlage für euren Kassenbericht.
Wo die Zahlungen stehen
Abschnitt betitelt „Wo die Zahlungen stehen“Es gibt zwei Wege, je nachdem, was ihr sucht:
- Alle Zahlungen des Vereins: Geldboxen öffnen, oben auf den Reiter Transaktionen.
- Nur die Zahlungen einer Box: die Box öffnen; die Liste steht unter den Kennzahlen.
Filtern
Abschnitt betitelt „Filtern“Über der Liste stehen zwei Filter:
Nach Box – zeigt nur die Zahlungen einer bestimmten Geldbox. Praktisch, wenn ihr für eine einzelne Aktion abrechnet.
Nach Status – vier Möglichkeiten:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Bezahlt | Alles in Ordnung, Geld ist eingegangen |
| Teil-Erstattung | Ihr habt einen Teilbetrag zurückgezahlt |
| Erstattet | Der volle Betrag wurde zurückgezahlt |
| Fehlgeschlagen | Die Zahlung kam nicht zustande |
Fehlgeschlagene Zahlungen tauchen in der Liste auf, zählen aber nicht zum Saldo. Meistens hat der Gast abgebrochen oder die Karte wurde abgelehnt – für euch ist nichts zu tun.
Was im Detail einer Zahlung steht
Abschnitt betitelt „Was im Detail einer Zahlung steht“Klickt eine Zahlung an, öffnet sich das Detail mit:
- Aufschlüsselung des Betrags – was der Gast gezahlt hat, welche Gebühr abgezogen wurde, was in eurer Box angekommen ist
- Zahlungsart und bei Karten die Kartenmarke
- die Zahlungsreferenz – dieselbe Nummer, die euer Gast nach der Zahlung gesehen hat
- der Beleg zur Zahlung
- die Möglichkeit, Geld zu erstatten
Eine bestimmte Zahlung finden
Abschnitt betitelt „Eine bestimmte Zahlung finden“Meldet sich jemand mit einer Rückfrage, ist der schnellste Weg über die Zahlungsreferenz: Bittet die Person, euch die Nummer aus ihrer Bestätigung zu nennen. Habt ihr die nicht, helfen Datum und Betrag – filtert auf die betroffene Box und schaut den Tag durch.
Was ihr für die Buchhaltung braucht
Abschnitt betitelt „Was ihr für die Buchhaltung braucht“Für den Kassenbericht sind drei Werte relevant, und alle drei stehen in der Liste:
- Summe der Eingänge einer Box – die Einnahmen.
- Summe der Gebühren – eure Ausgaben für den Zahlungsverkehr.
- Die Auszahlungen aufs Vereinskonto – der Betrag, der auf dem Kontoauszug auftaucht.
Damit lässt sich jeder Betrag auf eurem Bankkonto bis zur einzelnen Zahlung zurückverfolgen.