Bescheinigungen ausstellen und finden
Im Normalfall müsst ihr gar nichts tun: Der Spender trägt seine Daten bei der Zahlung ein und lädt die Bestätigung selbst herunter. Ihr braucht die Übersicht nur, wenn jemand später nachfragt.
Der normale Weg
Abschnitt betitelt „Der normale Weg“- Der Spender scannt den QR-Code eurer Spenden-Box.
- Er gibt den Betrag ein und – wenn er eine Bestätigung möchte – Name und Anschrift.
- Nach der Zahlung erscheint der Download der Zuwendungsbestätigung.
Der Name ist Pflicht, sobald eine Bestätigung gewünscht wird. Ohne Angaben läuft die Spende ganz normal durch, nur eben ohne Nachweis.
Die Übersicht im Dashboard
Abschnitt betitelt „Die Übersicht im Dashboard“Im Menü Spenden gibt es zwei Reiter:
Transaktionen – alle Spendeneingänge mit Betrag, Datum und Status.
Spendennachweise – die ausgestellten Bestätigungen. Über die Suche findet ihr einen Spender oder eine Box.
„Ich habe die Bestätigung verloren“
Abschnitt betitelt „„Ich habe die Bestätigung verloren““Der häufigste Anruf, meist im Februar. So geht ihr vor:
- Im Reiter Spendennachweise nach dem Namen suchen.
- Die Bestätigung herunterladen und der Person schicken.
Findet ihr nichts, hat der Spender damals keine Daten eingetragen – dann gab es nie eine Bestätigung. Prüft in dem Fall unter Transaktionen, ob die Spende überhaupt bei euch eingegangen ist, und stellt die Bestätigung bei Bedarf von Hand aus.
Barspenden und Überweisungen
Abschnitt betitelt „Barspenden und Überweisungen“Was nicht über booxos gelaufen ist, steht auch nicht in booxos. Für Bargeld aus der Sammeldose oder eine Überweisung aufs Vereinskonto stellt ihr die Bestätigung weiterhin selbst aus.
Wollt ihr das vermeiden, hängt bei Sammelaktionen den QR-Code der Spendenbox daneben – dann erledigt sich die Nachweisfrage von selbst.
Erstattete Spenden
Abschnitt betitelt „Erstattete Spenden“Wird eine Spende erstattet, ist eine bereits ausgestellte Bestätigung gegenstandslos. Bittet den Spender, sie nicht beim Finanzamt einzureichen, und haltet den Vorgang in euren Unterlagen fest. Erstattungen erkennt ihr in der Liste am Status Erstattet oder Teil-Erstattung.