Was ist eine Geldbox?

Eine Geldbox ist ein Topf für genau einen Zweck. Alles, was über den QR-Code oder das Helfer-Handy dieser Box hereinkommt, wird dort gesammelt und getrennt von allen anderen Boxen gezählt.

Der Vergleich mit der Vereinswirklichkeit trifft es ganz gut: Früher stand für jeden Zweck eine eigene Kaffeekasse im Schrank – eine für die Jugendarbeit, eine für die Getränke, eine für die neuen Trikots. Genau das ist eine Geldbox, nur dass niemand mehr Bargeld zählen und niemand mehr eine Dose bewachen muss.

Warum Boxen und nicht ein großer Topf?

Weil ihr am Jahresende erklären können müsst, woher das Geld kam. Mit Boxen lautet die Antwort auf „Was ist bei der Trikot-Aktion zusammengekommen?“ eine Zahl, kein Rechercheauftrag.

Praktisch heißt das:

Jede Box hat ihren eigenen Saldo – ihr seht jederzeit, was drin ist.
Ihr könnt euch gezielt in Höhe einer Box auszahlen lassen, nicht nur alles auf einmal.
Jede Zahlung ist dauerhaft der Box zugeordnet, über die sie hereinkam.

Ihr könnt beliebig viele Boxen anlegen – auch im kostenlosen Tarif. Es kostet nichts, für jede Aktion eine eigene Box zu machen, und es spart später Arbeit.

Die drei Arten

Beim Anlegen wählt ihr die Art der Box. Sie bestimmt, was eure Gäste sehen und welche Einstellungen es gibt:

Spenden – für die allgemeine Vereinsspende. Auf der Bezahlseite steht „Jetzt spenden“. Nur bei dieser Art lässt sich später eine Zuwendungsbestätigung anbieten (mit dem Modul „Erweiterte Spenden“).

Sammeln – für ein konkretes Vorhaben: neue Trikots, das Vereinsheimdach, die Fahrt zum Turnier. Auf der Bezahlseite steht „Beitrag leisten“. Ihr könnt ein Ziel setzen und den Fortschritt zeigen.

Kasse – für den Verkauf vor Ort: Getränkestand, Kuchentheke, Kühlschrankkasse. Kein Ziel, kein Fortschrittsbalken – hier wird kassiert, nicht gesammelt.

Die Art lässt sich später nicht mehr umstellen. Wenn ihr euch vertan habt, legt ihr die Box neu an; die alte könnt ihr stehen lassen, bis das Geld ausgezahlt ist.

Wie das Geld in die Box kommt

Jede Box kann Geld auf zwei Wegen annehmen, einzeln oder beides zusammen:

Über den QR-Code oder den Link – euer Gast zahlt mit dem eigenen Handy.
Über die Kartenzahlung – ein Helfer kassiert mit dem Vereinshandy, der Gast hält Karte oder Handy dran.

Mindestens einer der beiden Wege muss aktiv sein. Für ein Fest lohnt sich meist beides: Wer keine Karte dabeihat, scannt den QR-Code auf dem Aufsteller.

Was in der Box steht

Öffnet ihr eine Box, seht ihr zwei Zahlen und eine Liste:

Saldo – was aktuell in der Box liegt, also alles Eingegangene abzüglich dessen, was ihr schon ausgezahlt habt. Nach einer Auszahlung steht hier wieder null.
Gesammelt – die Gesamtsumme aller Zahlungen. Auf diesen Wert bezieht sich auch der Fortschrittsbalken, wenn ihr ein Ziel gesetzt habt.
Darunter jede einzelne Zahlung mit Datum, Betrag und Zahlungsart.

Alle Beträge sind Nettobeträge: Die booxos-Gebühr ist bereits abgezogen. Was in der Box steht, ist das, was bei euch ankommt. Warum das so gerechnet wird, steht unter Wo bleibt unser Geld?.

Boxen, die booxos selbst anlegt

Wenn ihr die Module Kassensystem, Rechnungen oder Formulare einschaltet, legt booxos dafür je eine eigene Box an – zum Beispiel „Kassensystem“. Dort landen alle Einnahmen des jeweiligen Moduls gebündelt. Diese Boxen erkennt ihr daran, dass sie sich nicht bearbeiten lassen und euch stattdessen direkt ins Modul führen.